Probleem van gewiste e-mailboxen intern al jaren bekend
Binnen de gemeente Almere was het al jaren duidelijk dat e-mails van oud-wethouders en oud-bestuurders niet fatsoenlijk werden bewaard. Pas begin vorig jaar is er ingegrepen om te zorgen dat het vanaf dat moment wél gebeurde. Inmiddels blijkt dat ook mailboxen van oud-raadsleden niet zijn opgeslagen.
E-mails van bestuurders en topambtenaren mogen volgens de Archiefwet niet zomaar worden weggegooid. Ze moeten beschikbaar blijven en kunnen bijvoorbeeld via een Wob-verzoek worden opgevraagd. Omroep Flevoland kreeg eind vorig jaar bij zo'n verzoek te horen dat e-mails van oud-bestuurders niet geleverd konden worden. Ze bleken namelijk te zijn gewist.
De gemeenteraad nam de verdwenen e-mails hoog op en gaf burgemeester Franc Weerwind de opdracht om de zaak tot op de bodem uit te zoeken. Vooruitlopend op de raadsvergadering van volgende week komt hij nu met nieuwe informatie naar buiten.
Het college van B en W zegt dat "op verschillende momenten in de afgelopen jaren is geconstateerd dat vastgesteld beleid voor het bewaren van mailboxen van vertrokken bestuurders en directeuren onvoldoende was geïmplementeerd". Het gaat dan om de periode 2016 tot 2020. Ook bij eerdere Wob-verzoeken bleek al dat e-mailboxen niet meer beschikbaar waren. Hoewel er toen steeds maatregelen zijn getroffen, "is onvoldoende toegezien op de uitvoering daarvan". Pas de afgelopen weken is de precieze omvang van het probleem duidelijk geworden.
9 van de 81 mailboxen volledig bewaard
Eigenlijk hadden sinds 1 januari 1996 de mailboxen van oud-bestuurders en oud-directeuren bewaard moeten blijven. Bij de gemeente Almere gaat het dan om 81 accounts. Tot halverwege vorige maand dacht het college dat deze gegevens vernietigd waren. Na een zoektocht bleek dat er toch nog back-ups bestonden.
Slechts negen mailboxen zijn volledig teruggevonden. In vijftien gevallen gaat het om gedeeltelijke mailboxen. Bij deze gedeeltelijke mailboxen verschilt het aantal gevonden mailberichten sterk, uiteenlopend van tientallen tot duizenden per box.
De afgelopen weken is geprobeerd om de compleet verwijderde mailboxen gedeeltelijk te reconstrueren. Dat gebeurt door een softwareprogramma toegang te geven tot de mailaccounts van alle ambtenaren. Hierin wordt dan gescand naar e-mails die zijn verstuurd van of naar oud-wethouders. Op die manier kan interne correspondentie worden teruggehaald. Dat geldt niet voor e-mails die oud-wethouders hebben verstuurd naar mensen buiten de gemeentelijke organisatie.
Hoe het kan dat de mailboxen niet goed bewaard zijn gebleven wordt niet direct duidelijk. Het college van B en W zegt te willen benadrukken dat er 'op geen enkele wijze is gebleken dat er sprake is geweest van opzet'.
De gemeente heeft een uitgebreid overzicht gepubliceerd van verwijderde of teruggevonden mailboxen. Als het gaat om oud-wethouders uit recente jaren is dit de situatie:
Mailbox aanwezig:
Jerzy Soetekouw
Loes Ypma
Aldrik Dijkstra
Froukje de Jonge
Ineke Smidt
Mark Pol
Niet meer aanwezig:
Jaap Lodders
René Peeters
Arno Visser
Berdien Steunenberg
Marjan Haak-Griffioen
Deels aanwezig:
Tjeerd Herrema
Henk Mulder
Ed Anker
Adri Duivesteijn
Ben Scholten
Martine Visser
Heb jij een tip of verbetering? Stuur de redactie van Omroep Flevoland een bericht op 0320 28 5050 of stuur een mail: rtv@omroepflevoland.nl!
gerelateerde artikelen
-
Geen verscherpt toezicht na nieuwe archiefblunder Almere
ALMERE • Vr 24 maart • Vrijdag 24 maartDe provincie gaat niet scherper toezien op het archiefbeheer van de gemeente Almere. Almere had ten onrechte de tweets van oud-waarnemend burgemeester Ank Bijleveld verwijderd. Volgens de gemeente was...
-
Provincie versoepelt toezicht op archivering Almere
ALMERE • Vr 16 december • Vrijdag 16 decemberGedeputeerde Staten van Flevoland willen het toezicht op het archiefbeheer van Almere versoepelen. Drie jaar geleden werd er verscherpt toezicht ingesteld toen bleek dat er veel mis was met de archive...
-
Archivering papieren archief Almere op stoom
ALMERE • Zo 12 december • Zondag 12 decemberDe gemeente Almere zegt goed op weg te zijn met de archivering van gemeentelijke documenten en het beheer van mailboxen. Dat staat in een raadsbrief. Almere staat onder verscherpt toezicht van de prov...
recent nieuws
-
Koopjesjagers en antiekzoekers struinen over jaarlijkse Bazar
DRONTEN • Vr 18 oktober • Vrijdag 18 oktoberEen stuk glaswerk uit 1910 wordt voorzichtig uit het papier gehaald. Een verzamelaar laat trots het fragiele kunstwerk zien dat hij op de kop heeft getikt. Een stukje verderop loopt een student. In z'...
-
A27 dit weekend richting het Gooi afgesloten
FLEVOLAND • Vr 18 oktober • Vrijdag 18 oktoberDe A27 is dit weekend dicht tussen de afslag Zeewolde en de afslag Huizen. Dat betekent dat verkeer dat vanuit de provincie het Gooimeer over wil steken, om moet rijden via de Hollandse Brug en de A1....
-
Nieuwsoverzicht 18/10 | Lelystadse voedingsbedrijven van het gas • Datalek in Almere
FLEVOLAND • Vr 18 oktober • Vrijdag 18 oktoberGoedenavond. Elke doordeweekse dag rond 19.00 uur informeren we je met dit nieuwsoverzicht over het belangrijkste en opvallendste nieuws van de dag. Met vandaag: • Twee grote Lelystadse bedrijven van...